Un interesante artículo titulado “Meeting Trends for 2012” publicado recientemente por la Revista Succesful Meetings revela lo que está “in” y lo que está “out” en la realización de eventos para este nuevo año en temas como nuevos destinos, formato de las sesiones, conferencistas, alimentos y bebidas y actividades complementarias entre otros aspectos.

Formato de las Sesiones

La tendencia es claramente a favor de lo interactivo y experiencial. El público podrá compartir sus conocimientos, experiencias y habilidades a través de un facilitador/experto.

Claramente están “out” los paneles y todos aquellos formatos donde la participación se reduce a unos cuantos interlocutores. Los días en que la función de los asistentes se reducía simplemente a escuchar y tomar nota se quedaron en el baúl de los recuerdos.

Destinos novedosos y diferentes

Personalización es la clave para este Nuevo año. Los organizadores de eventos buscan destinos “hechos a la medida” de la estrategia y objetivos de la reunión.
Se debe ir más allá, haciendo un análisis sobre ¿qué es lo que se desea comunicar con el congreso, convención o viaje de incentivo a realizar? Se trata de ofrecer a los asistentes un valor agregado maximizando el presupuesto asignado.

Hoy en día, existen venues no tradicionales y hoteles de cuatro y cinco estrellas a precios muy competitivos que cinco o seis años atrás no se contemplaban como opción.

La creencia que entre más lujoso y costoso mejor, está fuera de todo contexto. Las posibilidades son infinitas. Cuando se conoce la estrategia y los objetivos de la reunión es mucho más certero elegir el destino adecuado.

Actividades complementarias

Experiencias únicas e irrepetibles están al rojo vivo. Los asistentes a un evento se interesan en conocer la cultura del destino que vistan y su mayor inquietud es: "¿Cómo podemos saber más acerca de la comunidad en que estamos?"

Empaparse de su cultura, sus costumbres y gastronomía es un una experiencia que nunca olvidarán. Quienes participan constantemente de eventos corporativos están hasta la coronilla de actividades standard. Por ejemplo yo puedo visitar un Starbucks en cualquier parte del mundo, pero si estoy en Korea quiero conocer el sabor del café local y cómo lo preparan.

Número de Reuniones

El número de reuniones internacionales crecerá en el 2012 y la calidad es un factor de vital importancia si se tiene en cuenta que el grupo objetivo es cada vez más exigente.

Según los expertos, la tendencia es realizar eventos regionales, en ciudades intermedias que permitan desplazamientos mínimos de los asistentes, de esta forma existe una optimización del tiempo y del presupuesto.

Los organizadores de eventos tendrán que presentar una propuesta muy atractiva y original si quieren que el evento se lleve a cabo en un determinado destino

Conferencistas

En un mundo cada vez más especializado, se buscan expertos en temas concretos, líderes de opinión, innovadores y gurús tecnológicos. Atrás quedaron los comediantes, motivadores, deportistas y actores sin una conexión concreta con el tema específico del encuentro.

Los asistentes están sedientos por adquirir mayores conocimientos y recibir una retroalimentación que justifique la inversión en tiempo y dinero realizada.

Alimentos y Bebidas

Existe un renovado interés en la comida sencilla, sana, fresca con un toque creativo. A través de los alimentos, los asistentes buscan nuevas experiencias.

Está “in” la comida fusión con sabores y combinaciones únicas que se salgan de lo convencional y ofrezcan al grupo un poco de “humor” y “diversión” incentivando una mayor interacción.

Está “out” cualquier actividad del año pasado. Mientras un único menú aplicaba para todos, hoy en día las necesidades dietéticas de los individuos ha ido creciendo y se deben prever cada una de ellas proporcionando diferentes opciones. Ya nadie se impresiona con un plato de pasta por más sofisticado que parezca.

Formato del Evento

El rotundo éxito de IMEX Américas AIBTM 2011 probó que el esquema de “rueda de negocios” es un éxito tanto para compradores y proveedores, en la medida que permite optimizar los contactos según el perfil.

Otros formatos de gran aceptación son muestras comerciales, sesiones académicas, citas de negocios previamente establecidas y actividades complementarias.

Obsequios

Cada vez más, se entregan regalos respetuosos del medio ambiente mediante el uso de materiales ecológicos y diseños plegables.

El organizador inteligente determinará lo que la palabra "útil" significa a su grupo específico para un producto que satisfaga esa necesidad.